La Fundación Rey Ardid, con más de tres décadas de trayectoria y un equipo formado por cerca de 1.800 profesionales y más de 180 voluntarios, se ha consolidado como una entidad referente en la atención a personas vulnerables, especialmente en el ámbito de la salud mental. Su actividad, extendida por Aragón, La Rioja y otras regiones, implica una enorme carga administrativa que, hasta hace poco, suponía un reto diario para su departamento financiero.
Con más de 15.300 personas atendidas al año, la gestión documental se había convertido en un cuello de botella: miles de facturas, proveedores y procesos manuales ralentizaban la operativa interna. Ante esta situación, la Fundación decidió dar un paso decisivo hacia la transformación digital implantando Waidok, la solución de gestión documental inteligente de Konica Minolta.
Un desafío marcado por el papel y la falta de agilidad
El volumen documental era abrumador:
- Más de 1.000 facturas mensuales.
- Más de 4.000 proveedores activos.
- Gran parte de las facturas seguían llegando en papel.
Aunque muchas facturas se recibían en formato digital, el equipo se veía obligado a imprimirlas para archivarlas físicamente. Esto generaba un sistema de clasificación complejo, lento y difícil de mantener. Localizar una factura concreta podía suponer una pérdida de tiempo considerable.
Tal como explica Daniel Berdiel Gotor, Responsable de Sistemas de la Fundación Rey Ardid, “era imposible buscar la información en las facturas por el gran volumen de papel. El personal de finanzas perdía mucho tiempo en localizar un documento” .
La necesidad era evidente: eliminar el papel, ordenar la documentación y agilizar la contabilización.
Waidok: la solución que revolucionó la gestión documental
La Fundación ya trabajaba con Konica Minolta en el ámbito de impresión, con entre 30 y 40 equipos multifuncionales distribuidos en sus centros. A través del distribuidor Acesa, conocieron Waidok, una plataforma diseñada para capturar, organizar y almacenar documentos de forma centralizada.
La decisión fue inmediata. Según Berdiel, “no buscamos más herramientas en el mercado. Confiamos en nuestro proveedor y Waidok nos sorprendió por la facilidad del proceso de contabilización” .
¿Qué aporta Waidok?
- Gestión completa del ciclo de vida del documento, desde la captura hasta el archivo.
- Automatización inteligente mediante OCR avanzado con IA.
- Seguridad y cumplimiento normativo, con trazabilidad y auditoría.
- Colaboración eficiente, gracias a la centralización de la información.
La implantación se realizó mediante sesiones de personalización, ajustes técnicos y formación, destacando la cercanía del soporte técnico y la ausencia de incidencias tras la puesta en marcha.
Resultados: eficiencia real y procesos más ágiles
La transformación ha sido profunda y medible:
- Digitalización total del proceso Las facturas se reciben por correo electrónico o se digitalizan directamente desde los equipos Konica Minolta, eliminando el archivo físico.
- Información accesible en segundos Waidok permite localizar documentos de forma inmediata, algo crucial para gestionar miles de proveedores.
- Contabilización más rápida El departamento financiero ha experimentado una mejora notable en la agilidad de sus procesos.
- Integración perfecta con la infraestructura existente El flujo MFP Konica Minolta + Waidok ha simplificado por completo el procesamiento documental.
- Alta satisfacción de los usuarios La herramienta ha sido adoptada con rapidez gracias a su usabilidad y organización intuitiva.
Berdiel lo resume así: “Waidok nos ha facilitado muchísimo el trabajo, sobre todo al departamento de finanzas” .
Un proyecto con visión de futuro
Aunque la implantación comenzó en el área de Finanzas, la Fundación prevé extender Waidok a otros departamentos. La mejora en eficiencia y accesibilidad está generando interés interno, convirtiendo este proyecto en un posible referente de transformación digital dentro de la organización.
La Fundación Rey Ardid ha dado un paso decisivo hacia la digitalización global: menos papel, más eficiencia, procesos más rápidos y una base sólida para seguir avanzando.