Ainia, centro de investigación referente en I+D+I y especializado en seguridad alimentaria, ha dado un paso decisivo hacia la modernización de sus procesos financieros al adoptar Payhawk como solución integral de gestión de gastos.
El cambio llega tras experimentar las limitaciones de su herramienta anterior, caracterizada por procesos manuales, lentitud operativa y una elevada carga burocrática para técnicos y personal administrativo.
Los cambios, a mejor
Antes de Payhawk, la gestión de gastos era un proceso manual y lento: guardar tickets, graparlos, entregarlos en papel y esperar su procesamiento en el ERP. Este flujo no solo consumía tiempo, sino que chocaba con la filosofía de Ainia, basada en la simplicidad y la agilidad. El equipo administrativo también sufría tareas repetitivas como la creación de ficheros para transferencias o el registro manual de asientos contables.
El punto de inflexión llegó cuando el Director Financiero, Javier Llusar, evaluó Payhawk y comprobó que la plataforma era más intuitiva, rápida y alineada con la cultura de la organización. A pesar del coste de un cambio acelerado, el beneficio inmediato justificó la decisión.
Con la implantación de Payhawk, Ainia ha logrado mejoras significativas en dos niveles: administrativo y técnico. Funcionalidades como la conciliación automática, la integración con Business Central y la ejecución de pagos desde la propia plataforma han eliminado tareas repetitivas como la creación de ficheros o el registro manual de asientos contables.
La plantilla también lo nota
Un ejemplo claro y real de cómo pueden afectar estos cambios en el día a día es preguntando a la plantilla. Con más de 310 personas, Ainia ha desplegado tarjetas virtuales de forma escalonada, asignándolas en cuanto se detecta la necesidad. Gracias a que todos los empleados disponen de un teléfono de empresa, el proceso de adopción ha sido muy fluido.
«Las tarjetas las hemos implementado a todos los responsables y a la mayoría de los técnicos de proyecto. Emitimos tarjetas virtuales según la necesidad. Por ejemplo, cuando vemos una que persona viaja un par de veces, en seguida le creamos la tarjeta virtual.»
A partir de las tarjetas, en Ainia, también se aseguran del cumplimiento de las políticas de gastos.
«Las tarjetas y la aplicación nos ayudan a implantar nuestra política de gastos. Tenemos nuestra política de gastos parametrizada en Payhawk y cualquier parámetro que se desvíe de los límites marcados implica una autorización».
Un punto de inflexión que apunta hacia arriba
Además, la analítica integrada ha permitido redefinir la política de gastos, ajustando límites y reglas según el comportamiento real de la organización.
Para Ainia, Payhawk significa agilidad, simplicidad y foco en el valor real: menos tiempo gestionando tickets y más dedicación a la innovación y a los clientes.